Le rapport d’activités (ou rapport d’activité annuel) est un document qui présente de manière structurée et synthétique les activités d’une entreprise ou d’une organisation au cours d’une période donnée, souvent sur une année. 

Le rapport d’activité inclut des informations sur les réalisations de l’entreprise,des données chiffrées telles que le chiffre d’affaires, les bénéfices ou encore les résultats obtenus. Il peut aussi contenir des prises de position, des portraits, etc.

Enfin, il offre des perspectives sur l’année à venir.

Pourquoi rédiger un rapport d’activités ? 

Le rapport d’activité n’est pas simplement un document contractuel, c’est un véritable outil de communication doté de multiples atouts : 

Rendre compte : il permet de faire le bilan des actions et projets, de rendre compte de la performance de l’entreprise et de revenir sur les événements marquants. Il légitime le sérieux de votre entreprise.

Informer : en s’adressant aux parties prenantes (clients, partenaires, salariés, actionnaires, fournisseurs, institutions…), il joue la carte de la transparence et renforce la confiance.

Valoriser : il met en lumière les réussites, les évolutions, les engagements (RSE, innovations, etc.).

Donner du sens : il montre la cohérence entre les actions réalisées et la stratégie globale de l’organisation. Il offre une excellente occasion de mettre en avant les valeurs de l’entreprise et sa plateforme de marque.

Dans certains cas, le rapport d’activités est un exercice obligatoire. Par exemple, les entreprises cotées en bourse sont tenues de publier leurs résultats.

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Les étapes clés de la rédaction d’un rapport d’activités

1. Définir l’objectif du rapport

Avant de commencer la rédaction et la composition de votre contenu, vous devez définir les objectifs. Interrogez-vous sur les éléments à mettre en avant, sur votre cible (à qui vous allez le présenter) et sur l’utilité du document.

2. Définir un plan détaillé

Il est primordial de structurer votre rapport avec un plan aussi détaillé que possible et en adoptant une structure logique avec : 

• un sommaire ;
• un mot du dirigeant ou un édito ;
• des chiffres clés ;
• une ou plusieurs réalisations par axe ou service ;
• des témoignages, projets marquants, événements clés de l’année écoulée ;
• des éléments financiers ;
• des perspectives ou priorités à venir.

3. Organiser les ressources clés

Le rapport d’activités doit être considéré comme un projet à part entière. Vous aurez besoin de plusieurs parties prenantes pour vous fournir du contenu ou valider les informations.
Il peut s’agir des services des ressources humaines, finances, RSE ou recherche.

Prenez le temps d’identifier les personnes clés et impliquez-les comme des ressources stratégiques pour la réussite du projet.

Le rapport doit également être porté et validé par la direction.

4. Définir le budget, le format et l’échéance

Cette étape est essentielle pour assurer le bon déroulement du projet. Interrogez-vous sur :

• le format final souhaité : imprimé ou digital ;
• si imprimé : nombre d’exemplaires, choix de l’imprimeur, choix du papier, des finitions…
• si digital : type de diffusion, modalités de mise en ligne ;
• la nécessité de faire appel à des prestataires externes (photographe, traducteur, agence de communication, freelance pour la rédaction, l’illustration ou la mise en page).

L’échéance influencera également le budget : plus les délais seront courts, plus les coûts seront élevés. L’anticipation est cruciale pour garantir la réussite du projet.

5. Rassembler et traiter les informations

La collecte de données pertinentes est une étape clé. Appuyez-vous sur les personnes ressources pour rassembler les informations utiles : supports de présentation, données RH, financières, photographies.

Vous pouvez également réaliser des interviews pour compléter vos données.

Sélectionnez les informations les plus pertinentes selon le plan détaillé et les objectifs définis.

Une fois les données réunies, procédez à leur analyse et à leur interprétation.

6. Rédiger le contenu

La rédaction doit suivre les principes d’un bon document : phrases courtes, paragraphes structurés, vocabulaire accessible.

Appuyez-vous sur des données précises : chiffres clés, graphiques, indicateurs.

Quelques règles essentielles :

• Restez synthétique et allez à l’essentiel ;
• Évitez le jargon interne ;
• Rendez le document agréable à lire : soignez la forme, ajoutez photos et illustrations. L’utilisation de tableaux ou de listes à puces peut également améliorer la lisibilité.

7. Relecture, corrections et validation finale

Cette étape est cruciale pour garantir un document professionnel. Ne la négligez pas.

Impliquez les personnes clés au bon moment. La direction doit être pleinement engagée dans la validation, en particulier pour les messages stratégiques ou les données confidentielles.

N’hésitez pas à faire appel à un relecteur professionnel (pour la syntaxe, l’orthographe, la numérotation des titres, etc.).

8. Suivi de création et livrables

Que le rapport soit imprimé ou digital, le suivi de création est essentiel pour garantir la qualité du livrable.

Si vous travaillez avec un prestataire pour la mise en page, impliquez-le dès la phase de rédaction du plan.

Faites le point avec l’imprimeur pour chaque étape : test, épreuve de contrôle, choix du papier, finitions, livraison.

Pour le routage, préparez un fichier complet (nom, prénom, adresse, numéro de livraison) à remettre au prestataire.

Pour la version digitale, assurez-vous que la personne en charge de la diffusion soit en lien avec le prestataire de mise en page afin de garantir un format conforme.

Pourquoi faire appel à mes services ?

1. Pour mon expertise avérée : j’ai travaillé à plusieurs reprises sur ce type de projets pour des entreprises industrielles et je sais mettre en place les bonnes pratiques 
2. Parce que mon expertise s’étend sur l’ensemble des étapes du projet : de la rédaction, la mise en page à la mise en production. 
3. Je suis entourée de personnes complémentaires (traducteur, illustrateur, imprimeur) qui sont compétentes sur le sujet. 

Le rapport d’activités est un support de communication qui mérite toute votre attention, n’hésitez pas à faire appel à mes services pour un projet réussi.